Termin abgesagt: Wer übernimmt jetzt?
Ein abgesagter Termin verändert mehr als einen Kalendereintrag. Jemand muss den frei gewordenen Platz prüfen, den weiteren Terminbedarf klären und eine Rückmeldung organisieren. Für Praxen, Ordinationen und ambulante Teams in Deutschland, Österreich und der Schweiz lohnt sich deshalb eine einfache Frage: Wer bleibt verantwortlich, bis der Vorgang wirklich abgeschlossen ist?
Absagen sind ein eigener Arbeitsablauf
Die deutsche KBV dokumentiert für den 116117-Terminservice 2024 insgesamt 146.023 Absagen nach erfolgter Vermittlung: 131.895 durch Versicherte und 14.128 durch Praxen. Die Daten betreffen die am Dienst teilnehmenden KV-Regionen. Sie beschreiben weder unangekündigtes Nichterscheinen noch sämtliche Arzttermine in Deutschland. Für die Organisation zeigen sie aber einen wichtigen Punkt: Änderungen entstehen auf beiden Seiten. Quelle: KBV, Evaluationsbericht 2024, Seite 18
Die beiden Auslöser einer Absage verdienen getrennte Aufmerksamkeit. Aus den Zahlen lässt sich nicht ablesen, ob ein Terminplatz anschliessend neu vergeben wurde oder wie viel Arbeitszeit die Bearbeitung beanspruchte.
16. Oktober 2026Wer sagte vermittelte Termine ab?
116117-Terminservice, teilnehmende KV-Regionen, 2024
Den richtigen Weg sichtbar machen
Eine pauschale Absageanweisung für den gesamten DACH-Raum wäre wenig hilfreich. Das Universitätsspital Zürich verweist auf seiner allgemeinen Kontaktseite für Terminänderungen an den jeweiligen Fachbereich. Der Wiener Gesundheitsverbund nennt für sein beschriebenes Direktbuchungsangebot die 1450 als Weg für Stornierungen und Verschiebungen. Das sind konkrete Angebote mit eigenen Abläufen, keine landesweiten Regeln. Universitätsspital Zürich · Wiener Gesundheitsverbund
Für das eigene Team bedeutet das: In jeder Terminbestätigung sollte klar sein, wo eine Änderung ankommt. Intern braucht es zusätzlich eine benannte Zuständigkeit und eine Vertretung. Ein allgemeines Postfach allein beantwortet noch nicht, wer den nächsten Schritt übernimmt.
Vier Schritte bis zum Abschluss
1. Absage erfassen. Das Team hält fest, welcher Termin betroffen ist und ob ein neuer Termin gewünscht wird. Eine Absage und ein ausgebliebener Besuch sollten getrennt erfasst werden.
2. Verantwortung zuordnen. Eine Person übernimmt die weitere Bearbeitung. Bei Schichtwechsel oder Abwesenheit wird ausdrücklich übergeben, welche Rückmeldung noch aussteht.
3. Ersatztermin prüfen. Zuständige Fachperson, Dauer und verfügbare Zeit müssen zusammenpassen. Ob ein freier Platz anderweitig genutzt werden kann, wird nach den bestehenden Regeln der Einrichtung geprüft.
4. Ergebnis festhalten. Der Vorgang ist abgeschlossen, wenn der nächste Schritt mit der betroffenen Person geklärt und dokumentiert ist. Ein erfolgloser Kontaktversuch bleibt eine offene Aufgabe.
Für einen ersten Praxistest genügt ein klar begrenzter Bereich. Das Team kann etwa festhalten, wie viele Umbuchungen noch ohne Zuständigkeit sind und wie lange Rückmeldungen offenbleiben. Das sind interne Prozesskennzahlen; sie belegen für sich allein keine Verbesserung der Versorgung.
Was sich mit PRIS Care zeigen lässt
PRIS Care bietet Checklisten, offene und überfällige Aufgaben, zugeordnete Fachpersonen sowie einen internen Kalender mit Prüfung auf zeitliche Überschneidungen bei Fachpersonen. Diese Funktionen können im Gespräch als Ausgangspunkt dienen, um die eigenen Zuständigkeiten durchzugehen.
Entdecken Sie die Aufgabenübersicht in einer Demo mit fiktiven Daten. Weitere Beiträge zur Praxisorganisation finden Sie im PRIS-Care-Blog.