Praxisarbeit messen, bevor sie automatisiert wird
Wer Verwaltung vereinfachen will, muss auch Rückfragen, technische Umwege und Prüfzeit erfassen. Ein überschaubarer Praxistest schützt die Kapazität des Teams.
Die unsichtbare zweite Bearbeitung
Ein Dokument ist eingegangen, aber noch nicht richtig zugeordnet. Eine Anfrage wurde beantwortet, doch eine fehlende Angabe löst einen weiteren Anruf aus. Solche zweiten Bearbeitungen gehören in die Arbeitsbilanz einer unabhängigen Praxis. Wer nur die Zahl versendeter Nachrichten misst, übersieht möglicherweise genau den Aufwand, den das Team reduzieren möchte.
Das PraxisBarometer Digitalisierung 2025 des IGES Instituts liefert dafür einen wichtigen Hintergrund: Unter den von Störungen der Telematikinfrastruktur betroffenen Einrichtungen berichteten 14 Prozent von täglichen und 41 Prozent von wöchentlichen Störungen. Die Untersuchung umfasst deutsche vertragsärztliche und psychotherapeutische Praxen. Sie misst weder verlorene Arbeitsstunden noch mögliche Einsparungen durch KI; ihre Werte lassen sich nicht auf österreichische oder Schweizer Praxen übertragen.
19. Oktober 2026TI-Störungen kehren im Praxisalltag wieder
Deutschland, PraxisBarometer 2025: ausgewählte Häufigkeitskategorien unter betroffenen Praxen
Zuerst den vollständigen Arbeitsweg aufnehmen
Beginnen Sie mit einem begrenzten Vorgang, etwa dem Eingang und der Zuordnung externer Unterlagen. Erfassen Sie während einer gewöhnlichen Arbeitswoche die Zahl der Fälle, die aktive Bearbeitungszeit, Rückfragen und erneute Bearbeitungen. Trennen Sie Wartezeit auf eine Antwort von tatsächlich gebundener Arbeitszeit. Notieren Sie außerdem, ob die Arbeit an der Anmeldung, im Behandlungsraum oder nach dem regulären Arbeitstag anfällt.
Die Erhebung sollte gemeinsam mit dem Team entstehen und ohne Patientendetails auskommen. Eine einfache Strichliste nach Vorgangsart reicht für den Anfang. Erklären Sie, dass Abläufe untersucht werden, nicht die Geschwindigkeit einzelner Beschäftigter. Besonders aufschlussreich ist die Frage: Welche zusätzliche Arbeit entsteht beim nächsten Menschen, nachdem mein eigener Schritt abgeschlossen scheint?
Drei Ursachen brauchen unterschiedliche Antworten
Fehlende Angaben, technische Störungen und notwendige fachliche Prüfung sind verschiedene Probleme. Fehlen regelmäßig dieselben Informationen, kann eine klarere Eingangsvorlage helfen. Scheitert die Übermittlung, braucht es zunächst einen verlässlichen technischen Ablauf und einen Ersatzweg. Erfordert ein Schreiben medizinische Einordnung, bleibt dafür qualifizierte Zeit nötig. Ein schneller erzeugter Text löst diese Ursachen nicht automatisch.
Wählen Sie deshalb erst danach einen möglichen Automatisierungsschritt. Beschreiben Sie vorab, was das System vorbereiten darf, welche Ausnahmen an Menschen gehen und woran ein vollständig bearbeiteter Fall erkennbar ist. Eine digitale Warteschlange, die schneller wächst als das Team sie prüfen kann, ist noch keine Entlastung.
Prüfzeit ist ein Teil des Verfahrens
Die deutsche Datenschutzkonferenz fordert, personenbezogene KI-Ergebnisse vor ihrer Weiterverarbeitung kritisch auf Richtigkeit zu prüfen. Für den Praxistest bedeutet das: Eine zuständige Person braucht Zugriff auf die Ausgangsinformation, Zeit zur Kontrolle und die Möglichkeit, einen Vorschlag zurückzuweisen. Bei medizinisch relevanten Inhalten sollte die Prüfung durch entsprechend qualifiziertes Personal erfolgen.
Messen Sie Entwurf, Kontrolle und Korrektur gemeinsam. Halten Sie fest, wie oft ein Vorschlag neu erstellt werden muss und welche Fehler wiederkehren. Vereinbaren Sie einen Stopp, wenn Angaben falsch zugeordnet werden, wichtige Informationen fehlen oder Rückstände zunehmen. Ein Prüfknopf ohne verfügbare Prüfzeit schafft keine belastbare menschliche Kontrolle.
Drei Länder, konkret geprüfte Datenwege
Für Österreich erläutert die Datenschutzbehörde, dass die Datenschutzgrundsätze auch beim KI-Einsatz gelten, einschließlich Zweckbindung und Datenminimierung. In der Schweiz warnten EDÖB und BACS am 16. Oktober 2026, dass Eingaben in KI-Werkzeuge mehr Informationen offenlegen können als erwartet, ausdrücklich auch Patientendaten. Eine deutschsprachige Oberfläche beantwortet die Frage nach dem zulässigen Datenfluss daher nicht.
Klären Sie für den konkreten Standort und Anwendungsfall, welche Daten erforderlich sind, wer sie erhält, ob Eingaben weiterverwendet werden und wie Zugriffe und Löschung geregelt sind. Beziehen Sie vorhandene Datenschutzverantwortliche früh ein. Eine erste Demonstration kann vollständig erfundene Fälle verwenden; das bloße Entfernen eines Namens macht reale Gesundheitsunterlagen nicht automatisch anonym.
Entlastung am Arbeitstag erkennen
Vergleichen Sie nach einem begrenzten Pilot dieselben Vorgänge bei ähnlicher Fallzahl. Betrachten Sie Nacharbeit, offene Fälle, Unterbrechungen und Arbeit nach Feierabend neben der Bearbeitungszeit. Besprechen Sie ausdrücklich, wohin gewonnene Kapazität fließen soll: etwa in konzentrierte Prüfung, verlässlichere Übergaben oder Pausen. Planen Sie nicht schon vor dem Nachweis zusätzliche Auslastung ein.
Für ein Gespräch mit PRIS Care können Sie eine Demo mit fiktiven Daten anfragen und dabei genau diesen Arbeitsweg durchspielen. Lassen Sie anschließend das Praxisteam prüfen, welche Schritte tatsächlich unterstützt werden, welche manuell bleiben und ob der Gesamtaufwand sinkt. Entscheidend ist der überprüfbare Ablauf im eigenen Betrieb.