Wenn die Praxis-IT ausfällt: Versorgung und Wiederanlauf vorbereiten
Ein praxistauglicher Ausfallplan verbindet klare Zuständigkeiten, sichere Ersatzabläufe und einen kontrollierten Neustart. Drei regionale Perspektiven für unabhängige Praxen.
Deutschland: Vorbereitung beginnt vor dem Ausfall
Ein nicht erreichbares Praxisverwaltungssystem verändert sofort den Arbeitstag. Befunde fehlen, Rückfragen lassen sich nicht wie gewohnt klären, und das Team muss entscheiden, welche Versorgung unter diesen Bedingungen verantwortbar bleibt. Auch Stromausfälle, defekte Geräte oder Störungen beim Dienstleister können solche Situationen auslösen. Ein Notfallplan sollte deshalb unterschiedliche Ursachen berücksichtigen, statt ausschließlich einen Hackerangriff durchzuspielen.
Die KBV-Krisenvorsorge bietet seit Oktober 2026 eine neue Broschüre, eine Checkliste und eine Vorlage für Notfallkontakte. Sie behandelt ausdrücklich analoge Alternativen und die Priorisierung der Versorgung. Einen älteren Ausgangspunkt liefert die BSI-Studie SiRiPrax: In der Befragung 2023 berichteten 60 Prozent der teilnehmenden Praxen von einem aktuellen Netzwerkplan und 42 Prozent von getrennten Netzwerken. Diese Selbstauskünfte messen einzelne Vorkehrungen, keine geprüfte Ausfallsicherheit.
23. Oktober 2026Ausgewählte IT-Vorkehrungen in befragten deutschen Praxen
SiRiPrax · Selbstauskünfte, Befragung März bis Mai 2023
Zuerst festlegen, was sicher weitergehen kann
Unsere praktische Empfehlung: Lassen Sie die medizinische Leitung für die wichtigsten Abläufe festlegen, welche Informationen und Geräte unverzichtbar sind. Beschreiben Sie, wann eine Behandlung angepasst, verschoben oder an eine geeignete Stelle weitergeleitet werden muss. Diese Entscheidungen gehören in einen fachlich verantworteten Plan, nicht in eine spontane Entscheidung am Empfang. Eine technische Wiederherstellungsprognose ersetzt keine klinische Beurteilung.
Benennen Sie jeweils eine verantwortliche Person und eine Vertretung für Lageklärung, Patienteninformation, Kontakt zum IT-Dienstleister und Dokumentation. Halten Sie die benötigten Telefonnummern außerhalb des ausgefallenen Systems verfügbar. Das Team braucht eine gemeinsame, kurze Statusmeldung: Was ist betroffen, welcher Ersatzablauf gilt und wann wird erneut informiert? Vermeiden Sie mehrere widersprüchliche Zwischenstände.
Schweiz: Wiederherstellung und Erreichbarkeit getrennt prüfen
Die FMH-Empfehlungen zum IT-Grundschutz sehen regelmäßige, außerhalb der Praxisräume aufbewahrte Backups vor und empfehlen, deren Wiederherstellung mindestens jährlich zu testen. Es handelt sich um Empfehlungen, nicht um ein einheitliches Gesetz für den deutschsprachigen Raum. Ein erfolgreich abgeschlossener Sicherungslauf sagt allein noch nicht, ob die benötigten Daten rechtzeitig wieder nutzbar sind.
Die FMH-Praxisinformatik beschreibt außerdem Mobilfunk als mögliche Ersatzverbindung und vorab eingerichtete Rufweiterleitungen. Für die Praxisplanung folgt daraus: Prüfen Sie getrennt, ob Daten wiederhergestellt werden können und ob Patienten die Praxis erreichen. Testen Sie Empfang, Zuständigkeiten und Kapazitätsgrenzen der gewählten Lösung. Ein Mobilfunkweg hilft nicht bei jeder großflächigen Störung.
Österreich: Den Ersatzbetrieb als Ordination üben
Nach den weltweiten IT-Ausfällen im Juli 2024 betonte die Österreichische Ärztekammer die Bedeutung vorbereiteter Notfallpläne für Ordinationen. Der lokale Plan muss die tatsächlich verwendeten Systeme und Versorgungspartner abbilden. Deutsche KBV-Unterlagen können Anregungen geben, ersetzen aber keine Prüfung österreichischer Anforderungen.
Als überschaubaren Einstieg empfehlen wir eine Besprechungsübung mit erfundenen Fällen: Das System fällt während der Sprechstunde aus, ein wichtiger Rückruf ist offen und eine Untersuchung noch nicht dokumentiert. Kann das Team jeden Vorgang einer Person zuordnen und seinen Bearbeitungsstand festhalten? Papierunterlagen benötigen ebenfalls geregelte Zugriffe und sichere Aufbewahrung. Private Messenger oder unkontrollierte Kopien sind kein automatisch geeigneter Ersatz.
Erst abgleichen, dann den Normalbetrieb freigeben
Planen Sie den Rückweg genauso konkret wie den Ausfall. Vereinbaren Sie mit der IT-Betreuung, wer den technischen Zustand prüft und den Wiederanlauf freigibt. Nach einem vermuteten Sicherheitsvorfall sind improvisierte Neustarts oder eigenmächtige Wiederherstellungen zu vermeiden. Für den fachlichen Abgleich braucht es zusätzlich eine verantwortliche Person: Welche Dokumentationen, Rückmeldungen und offenen Aufgaben entstanden während der Unterbrechung?
Unsere Empfehlung ist eine nachvollziehbare Abgleichliste mit Zuständigkeit und Abschlusskontrolle. Prüfen Sie insbesondere doppelte Einträge und noch offene Vorgänge, bevor der Ersatzbestand geschlossen wird. Halten Sie anschließend fest, was im Ablauf fehlte, und üben Sie die korrigierte Fassung. Für ein Gespräch mit PRIS Care können Sie einen solchen administrativen Ablauf mit vollständig fiktiven Daten mitbringen und gemeinsam prüfen, was aktuell unterstützt wird.